A la création d’une entreprise, on fait souvent avec les moyens du bord. Sauf que le besoin de structurer et d’organiser est vite indispensable et la Finance tient une place d’honneur au cœur de l’entreprise.
Au début, tout va bien. La société génère peu de flux financiers, le fondateur arrive à gérer seul ses ventes, ses achats, sa facturation et un comptable externe suffit à prendre en main la comptabilité, les états financiers et autres tâches administratives.
Mais voilà, votre entreprise commence à grandir. Le système D du départ commence à atteindre ses limites. Un besoin de structurer commence à se faire sentir. Le risque est de perdre la maîtrise de ses chiffres, de ne plus avoir aucun contrôle sur ses marges et d'être complètement débordé car vous devez être sur tous les terrains.
Par ailleurs, soyons honnête, les chiffres ça vous ennuie et ce n'est pas votre domaine d'expertise.
Quand mettre en place son Département Financier ?
Pis en fait, ça sert à quoi un Financier dans l'équipe ?
Petit tour des questions à se poser avant de se lancer.
Chaque décision que doit faire un dirigeant cache un aspect financier.
1. Quand créer son département financier ?
Le recours à un Directeur Financier (CFO) n’est pas une décision à prendre à la légère. Pour les petites structures, cela coûte généralement cher et elles n’ont pas les moyens de se le permettre.
Il faut généralement distinguer trois étapes dans la vie "financière" d'une entreprise :
- La phase de création - peu de revenus
Durant cette phase, la start-up génère très peu ou pas de revenus. Le(s) fondateur(s) est capable de tout gérer et un comptable externe suffit pour effectuer la comptabilité, calculer la TVA, l'Impôt des Sociétés et déposer les états financiers. Il faut généralement compter entre 300€ à 500€ par mois d'honoraires.
- La phase "1er salarié" - chiffres d'affaires d'environ 500k€/an
Ici, l'entreprise commence à avoir des employés et un chiffre d'affaires qui donne envie. Le comptable externe est généralement toujours présent.
Vous avez même embauché une Office Manager ou un petit stagiaire en comptabilité, parce que les factures et l'administratif, vous en aviez marre de gérer tout seul.
Toutefois, vous sentez bien qu'un CFO s'avère nécessaire. En effet, la comptabilité est certes tenue mais vos chiffres ne vous apportent rien. Votre Office Manager (ou stagiaire!) est de bonne volonté mais vous voyez bien que ce n'est pas son métier.
Par ailleurs, vous aimeriez aller plus loin, faire un budget pour l'année prochaine, comprendre vos marges, suivre votre trésorerie et avoir des reportings pour votre banquier. Et puis ce contrat là, qui doit s'en occuper pour le lire ? Quand vous pensez à votre avocat et son taux horaire, ça vous donne la nausée.
Pis pourquoi pas, vous rêvez de grandir, de dépasser le million d'euro de chiffre d'affaires, et ce n'est pas en bricolant, que vous allez y arriver.
Ce CFO doit donc être multitâches et devient vite indispensable au bon fonctionnement financier et organisationnel de la société. Il vous aidera à grandir sereinement et posera les bases des process internes pour une croissance en toute tranquillité.
- La phase croissance - chiffres d'affaires de +1 million d'euros/an - 1ère levée de fonds
A partir de ce moment, une véritable fonction financière doit s'organiser. Fini le bricolage, il va falloir s'y mettre.
La première chose à faire est d'embaucher un comptable (ou avoir une bonne Office Manager avec des compétences de comptable). Sans lui, votre comptabilité va vite devenir un cauchemar qu'il sera difficile d'organiser et vous allez vite être perdu.
Après, il va falloir prendre un CFO afin de comprendre vos chiffres et agir dessus.
Au delà de 10 millions d'euros/an, un contrôleur de gestion va également s'avérer utile pour vous aider à y voir plus clair dans vos marges produits.
L'équipe couvrira alors le reporting (tableaux de bord, information financière, dépenses), le contrôle de gestion (marge, prix de revient), l'élaboration des budgets et leur suivi, ainsi que les projets transversaux liés à la croissance de l'entreprise.
Une entreprise bien gérée financièrement est une entreprise pérenne et souvent rentable.
2. CFO externe ou interne ?
A chaque phase de croissance, il faut des « process », des outils adaptés, des indicateurs de performance et des analyses plus poussées. Ceci implique de pouvoir s'adapter régulièrement pour pouvoir accompagner le changement.
Mais voilà, un bon CFO coûte souvent cher pour une Start-up ou une PME. A Bruxelles comme à Paris, le salaire moyen d'un CFO varie entre 80k€ et 200k€ brut. Soit un coût pour l'entreprise entre 150k€ à 300k€ !!!!
Vous pouvez toujours trouver moins cher, un Financier avec peu d'expérience (< 5 ans) pour 45k€ - 55k€ brut par an. Sauf que ses limites peuvent vite apparaître, tout simplement par manque d'expérience. Et la perle rare est difficile à trouver.
Vous pouvez aussi trouver plus cher. Mais honnêtement, un CFO à plus de 200k€, à part dans les entreprises cotées (et encore !), il n'en existe pas beaucoup.
Et est-ce que vous avez vraiment besoin d'un CFO à temps plein ?
Avez-vous des périodes très occupées et des périodes de calme plat ? Une fois que votre organisation tourne bien, que vous avez un ERP en place, beaucoup de tâches répétitives peuvent être automatisées, il ne reste plus qu'à analyser les chiffres. Est-ce qu'une personne à temps plein est nécessaire ?
Je n'ai pas de réponse toute faite, mais il faut se poser les bonnes questions. Le recrutement d'un CFO n'est pas une décision à prendre à la légère et peu couter très cher. Pourtant, on se rend vite compte, qu'un CFO présent 1 à 3 jours par semaine peut suffire. Il peut être là plus souvent ou moins souvent, suivant vos besoins.
Le gros avantage : ce type de services se paie souvent à la journée ou au forfait.
Donc avant de mettre en place un Département Financier, il est indispensable de prendre en compte différentes variables. Le niveau de maturité de votre entreprise, ses ressources et ses besoins. Car cela vous fera réfléchir au type de département que vous souhaitez et quels moyens vous lui attribuerez.
Chez Kaptain Finance, nous intervenons le temps nécessaire, selon vos besoins et votre budget.
Comment puis-je vous aider ?
Discutons ensemble de vos besoins et savoir si nous pouvons nous entendre