L'entreprise se développe, la croissance est à deux chiffres et les recrutements s'accélèrent. La trésorerie est positive, le produit se vend bien, bref tout est au vert.
Pourtant, les problématiques organisationnelles se font de plus en plus ressentir. Vos équipes ne peuvent plus fonctionner à l'instinct. Il faut être plus efficace, il faut limiter les risques. L'organisation doit être la plus fluide possible, le temps du bricolage entre amis est fini, la scalabilité approche.
Il est grand temps de structurer avant que cela ne devienne trop compliqué ou qu'il soit trop tard.
La scalabilité doit tourner autour de quatre axes, qui doivent devenir quatre priorités pour la direction financière : les processus, les outils, le personnel et les ressources disponibles.
Le changement c'est maintenant !
Petit tour des questions à se poser pour bien préparer sa croissance.
Des sujets comme la finance, l'administration, la fiscalité, les RH et les questions légales peuvent vite devenir critiques. Il faut absolument les traiter.
1. Les processus tu t'occuperas
Quand une entreprise grandit très vite, mettre de nouveaux processus en place, c'est compliqué. De mauvaises habitudes sont prises et les informations disséminées un peu partout.
Pourtant lorsque l'on commence à passer une heure à faire une tâche qui pourrait être faite en 10min, il faut prendre le temps de réorganiser le processus.
La Direction Financière est aussi là pour aider à mettre en place toutes ces procédures.
Il faut d'abord se focaliser sur l'essentiel, sur les processus prioritaires, sur ce qui est le plus risqué. Mais aussi sur ce qui peut être facilement et rapidement solutionné.
L'idée est de fonctionner par niveau et d'avancer sur ce qui est le plus urgent vers sur ce qui l'est moins.
Ne pas oublier de formaliser le processus et le communiquer aux équipes. Pas la peine d'écrire un manuel de 100 pages. Les étapes clés suffisent. Qui fait quoi et quand. La méthode des 5W (What Who Where When Why) peut être très efficace dans ces moments là.
N'oubliez pas également la force des schémas. On le dit souvent, une image vaut 1000 mots, alors utilisez les dans la formalisation des processus.
Il faut garder en tête que les process d'aujourd'hui ne seront peut être pas les mêmes que ceux de demain.
2. Les outils tu te serviras
Nous sommes en 2024, aujourd'hui tout (ou presque) est possible grâce à l'informatique et à l'Intelligence Artificielle.
Ce ne sont pas les outils qui manquent, bien au contraire, il faudra d'ailleurs faire le tri et définir des critères pour les choisir efficacement.
Rappelez vous que les outils sont la pour vous épauler, sécuriser votre activité et vous aider à aller plus vite.
Avoir 36 outils non connectés les uns avec les autres ne sert à rien, comme avoir des outils pour le plaisir d'en avoir, vous coûtera plus d'argent que nécessaire.
Pas la peine non plus d'avoir le must du must en terme d'outils, qui vous coutera cher, si là encore, vous ne vous en servez qu'à 10% (je pense par exemple à un ERP qui serait surdimensionné pour votre entreprise).
Voici les technologies à surveiller pour la Direction financière :
- L'intelligence artificielle : permet de créer des scénarios prédictifs avec des calculs d'impact potentiel sur les processus décisionnels
- Le Big Data et Business Intelligence (ex : Power BI) : améliore considérablement la production des rapports et des informations exploitables. Aide du coup à prendre plus facilement des décisions
- L'automatisation : aide à l'exécution des tâches comptables, administratives en automatisant les tâches à faible valeur ajoutée
- Les outils "No Code" : avec des outils simples, sans avoir recours à la programmation, il est possible d'accélérer considérablement certaines tâches
- Le cloud : permet de stocker les données et la possibilité de les partager rapidement. Permet aussi de travailler de n'importe où sans difficulté.
Un post-it jaune sur un écran d'ordinateur est bien plus efficace comme rappel qu'un logiciel de "To Do list" mal configuré qui ne sonne pas.
3. Le personnel tu communiqueras et formeras
Les changements ne sont jamais faciles à implémenter dans une entreprise. Soit parce que le personnel est réticent, soit parce que le personnel ne comprend pas l'intérêt du changement.
Il faut dans ce cas que la Direction Financière soit très attentive et à l'écoute du personnel et des équipes. Il faut bâtir une vraie culture autour du design thinking où chacun pourra exprimer ses besoins et sa réalité du terrain.
La conduite du changement ça se travaille et il va bien falloir expliquer à l'ensemble du personnel que structurer l'entreprise est tout aussi important que d'aller chercher de nouveaux clients.
Ensuite, vient le temps de l'implémentation et de l'expérimentation. Il ne faut pas hésiter à dire au personnel que le nouveau processus ou le nouvel outil est en phase de test et que si ça ne va pas, rien ne vous empêche de changer, de le modifier, de l'améliorer.
Mais surtout, il faudra former le personnel et lui expliquer comment ça fonctionne. Il n'y a rien de pire qu'un outil ou un processus bien ficelé mais que personne n'utilise. Quelle perte de temps !
4. Les ressources tu n'oublieras pas
Ne jamais perdre de vue que vous n'êtes pas tout seul, vous pouvez faire appel à des personnes externes et notamment à un Directeur Financier externe pour vous aider à monter vos processus et vos outils si vous n'avez pas le temps de le faire.
Chez Kaptain Finance, nous avons de l'expérience en contrôle interne et mise en place de processus.
Comment puis-je vous aider ?
Discutons ensemble de vos besoins et savoir si nous pouvons nous entendre